Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, các phần mềm quản lý được phát triển để đáp ứng nhu cầu thực tế, giải quyết hiệu quả những vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải. Phần mềm quản lý hợp đồng là một trong số đó, mang lại sự tiện lợi và giá trị thiết thực. Vậy phần mềm quản lý hợp đồng là gì, và tại sao nó lại cần thiết đối với doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu kỹ hơn để ứng dụng một cách hiệu quả nhất.
Phần mềm quản lý hợp đồng là gì?
Hợp đồng là một văn bản pháp lý giữa hai hoặc nhiều bên, được thỏa thuận trong khuôn khổ pháp luật. Đây có thể là hợp đồng dân sự, kinh tế hoặc xã hội, gắn liền với các dự án hoặc công việc cụ thể. Các điều khoản trong hợp đồng thường được thể hiện qua văn bản hoặc lời nói có người làm chứng, yêu cầu các bên phải tuân thủ đầy đủ.
Tuy nhiên, quản lý thủ công các loại hợp đồng này thường gặp nhiều vấn đề như sai sót, chậm trễ, hoặc không kiểm soát được tiến độ. Phần mềm quản lý hợp đồng ra đời chính là giải pháp tối ưu để hỗ trợ bộ phận quản lý, kinh doanh và nhân sự theo dõi và giám sát hợp đồng một cách toàn diện, từ khâu tạo lập đến khi kết thúc hoặc gia hạn hợp đồng.
Với phần mềm quản lý hợp đồng của HTH DIGI, doanh nghiệp có thể quản lý tiến trình từng hợp đồng nhanh chóng, chính xác và đạt hiệu quả cao hơn.
Những lợi ích khi dùng phần mềm quản lý hợp đồng
Phần mềm quản lý hợp đồng mang đến nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp, nhân viên quản lý và cả người tạo, xét duyệt hợp đồng.
Đối với doanh nghiệp
- Tổ chức và quản lý hiệu quả: Hỗ trợ tạo lập hệ thống quản lý hợp đồng duy nhất, giúp theo dõi toàn bộ quá trình từ tạo lập, xét duyệt, thực hiện, tái gia hạn, đến kiểm toán hoặc thanh lý hợp đồng.
- Chuẩn hóa quy trình: Quá trình tạo và kiểm duyệt hợp đồng được tiêu chuẩn hóa, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý.
- Giảm thiểu rủi ro: Khắc phục các vấn đề của phương pháp quản lý truyền thống, tăng tính chặt chẽ và giảm nguy cơ phát sinh lỗi.
- Hỗ trợ quản lý đa cấp: Dễ dàng phân quyền, theo dõi và tương tác giữa các cấp quản lý và nhân viên.
- Tối ưu hiệu suất: Hỗ trợ quy trình phê duyệt nhanh chóng, phù hợp với từng mô hình kinh doanh và quy mô doanh nghiệp.
Đối với nhân viên quản lý hợp đồng
- Quản lý tự động: Hệ thống tự động nhắc việc dựa trên các cột mốc quan trọng như ngày gia hạn, tái ký, hoặc hết hiệu lực hợp đồng.
- Xử lý nhanh chóng: Tìm kiếm, theo dõi và quản lý hợp đồng dễ dàng, tiết kiệm thời gian.
- Tăng hiệu suất công việc: Giảm áp lực trong việc giám sát tiến trình và đảm bảo hợp đồng được thực hiện đúng hạn.
Đối với người tạo và xét duyệt hợp đồng
- Tạo hợp đồng nhanh chóng: Phần mềm hỗ trợ tạo hợp đồng theo các mẫu có sẵn, chuẩn hóa quy trình trên toàn doanh nghiệp.
- Chủ động trong công việc: Email nhắc việc và thông báo tự động giúp người dùng nắm bắt chính xác các nhiệm vụ cần thực hiện.
- Tăng tính minh bạch: Mọi thao tác đều được ghi nhận và lưu trữ, giúp kiểm tra và điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
Top 3 phần mềm quản lý hợp đồng chất lượng
1. HTH Contract
HTH Contract là phần mềm quản lý hợp đồng được thiết kế riêng cho doanh nghiệp với khả năng tùy chỉnh linh hoạt. Các tính năng nổi bật gồm:
- Quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng.
- Lưu trữ thông tin chi tiết từng hợp đồng một cách bảo mật.
- Báo cáo trực quan, hỗ trợ theo dõi tiến độ hợp đồng.
2. VT Contract
VT Contract tích hợp nền tảng SharePoint, giúp doanh nghiệp quản lý hợp đồng hiệu quả trên quy mô lớn. Phần mềm này còn hỗ trợ quản lý tổ chức đa cấp, phù hợp với các công ty có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng.
3. FastWork Contract
Phần mềm FastWork giúp quản lý hợp đồng một cách khoa học và toàn diện. Với giao diện thân thiện, người dùng có thể dễ dàng tra cứu thông tin hợp đồng, theo dõi tiến độ và nhận cảnh báo về thời hạn hợp đồng.
Kết luận
Phần mềm quản lý hợp đồng là giải pháp không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện đại. Sử dụng công cụ này từ HTH DIGI không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro trong công việc. Liên hệ ngay để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!
