Phần mềm ERP hiện nay là công cụ quản lý hiệu quả được rất nhiều doanh nghiệp SME và các tập đoàn lớn (Big Brand) tin dùng nhằm nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp. Vậy phần mềm ERP là gì? Để hiểu chi tiết, hãy cùng HTH DIGI tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây!
Phần mềm ERP là gì?
ERP là viết tắt của thuật ngữ Enterprise Resource Planning, nghĩa là hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp.
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning Software) là một nền tảng ứng dụng được tích hợp thiết kế chuyên sâu để quản lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Với mục tiêu chính là kết nối, tương tác chặt chẽ giữa các bộ phận khác nhau như tài chính, sản xuất, nhân sự,… ERP mang lại hiệu quả vận hành vượt trội.
Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm quản lý ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa và tích hợp các quy trình kinh doanh vào một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, thông tin quản lý trở nên đồng bộ, minh bạch và đáng tin cậy.
Phân Loại Phần Mềm ERP
Phần mềm ERP được chia thành nhiều loại, dựa trên nhà cung cấp, có thể phân thành ERP trong nước và ERP nước ngoài:
1. Phần Mềm ERP Trong Nước
Đây là giải pháp phát triển bởi các công ty công nghệ Việt Nam, được thiết kế dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu và thị trường nội địa.
Ví dụ: Một số phần mềm ERP trong nước nổi bật gồm FAST, HTH DIGI,…
Ưu điểm:
- Đáp ứng các quy định của Nhà nước một cách nhanh chóng.
- Chi phí thấp hơn so với giải pháp nước ngoài.
- Dễ dàng tùy chỉnh phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
- Phù hợp với các mô hình doanh nghiệp Việt Nam.
Nhược điểm:
- Chưa đạt mức chuẩn hóa cao như các phần mềm quốc tế.
- Khó đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp có hệ thống vận hành phức tạp.
2. Phần Mềm ERP Nước Ngoài
Được phát triển bởi các nhà cung cấp uy tín trên thế giới, sử dụng công nghệ tiên tiến và đã được chứng minh trên thị trường toàn cầu.
Ví dụ: Một số phần mềm quốc tế nổi bật gồm SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365,…
Ưu điểm:
- Sử dụng công nghệ hiện đại, đạt chuẩn quốc tế.
- Quy trình được chuẩn hóa cao, phù hợp với các doanh nghiệp toàn cầu.
- Đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp, nhiều kinh nghiệm.
Nhược điểm:
- Chi phí đầu tư ban đầu cao.
- Tùy chỉnh hạn chế khi triển khai tại Việt Nam.
- Chưa tương thích hoàn toàn với một số chuẩn nội địa.
Những Tính Năng Chính Của Phần Mềm ERP
Phần mềm ERP hỗ trợ toàn diện các hoạt động quản lý, bao gồm:
1. Quản Lý Tài Chính
Phần mềm ERP giúp kiểm soát tốt tài chính doanh nghiệp qua các tính năng:
- Quản lý tài sản.
- Báo cáo tài chính.
- Theo dõi chi phí, doanh thu.
- Quản lý tiền mặt và ngân hàng.
2. Quản Lý Quy Trình Sản Xuất
ERP hỗ trợ lập kế hoạch, kiểm soát chất lượng và tối ưu hóa quy trình sản xuất, giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn trong quản lý chuỗi cung ứng.
3. Quản Lý Nhân Sự
Giải pháp ERP giúp tự động hóa và quản lý thông tin nhân sự hiệu quả, bao gồm:
- Theo dõi hiệu suất lao động.
- Tự động hóa quy trình tuyển dụng.
- Quản lý lịch làm việc.
4. Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng (CRM)
ERP tích hợp tính năng CRM, giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng tốt hơn thông qua quản lý dữ liệu và cải thiện trải nghiệm người dùng.
5. Quản Lý Bán Hàng Và Tiếp Thị
ERP cung cấp công cụ hỗ trợ quản lý bán hàng từ tạo đơn, giao hàng, thanh toán đến quản lý chiến dịch tiếp thị, phân tích hiệu suất quảng cáo.
6. Quản Lý Kho
Hệ thống ERP quản lý hàng tồn kho, nhập xuất hàng hóa và phân phối sản phẩm, giúp tối ưu hóa nguồn lực.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm ERP trong doanh nghiệp
Phần mềm quản lý ERP đóng vai trò là công cụ đắc lực giúp các doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa quy trình quản trị, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa chất lượng đầu vào lẫn đầu ra. Hãy cùng HTH DIGI tìm hiểu những lợi ích nổi bật mà giải pháp này mang lại.
1. Hạn chế sai sót khi đồng bộ dữ liệu
Dữ liệu thủ công luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót, đặc biệt khi quản lý thông qua sổ sách hoặc bảng tính Excel với khối lượng lớn. Phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp:
- Giảm thiểu lỗi nhập liệu: Các trường hợp sai thông tin đơn hàng, tên khách hàng hay số lượng sản phẩm sẽ được hạn chế tối đa nhờ vào quy trình tự động hóa.
- Tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian: Các thông tin sau khi được nhập vào hệ thống sẽ tự động đồng bộ hóa, giúp loại bỏ công đoạn nhập liệu thủ công qua nhiều phòng ban.
Ví dụ: Đơn hàng của khách hàng Trần Thanh Hưng cần nhập 30 thùng sản phẩm, nhưng bộ phận kho lại ghi nhận sai thành 28 thùng. Với hệ thống ERP, những lỗi này sẽ được giảm thiểu đáng kể, giúp doanh nghiệp bảo vệ uy tín và chất lượng dịch vụ.
2. Tăng hiệu suất làm việc
Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa và nâng cao năng suất làm việc nhờ vào các tính năng tự động hóa, bao gồm:
- Tối ưu hóa quy trình: Kết nối liền mạch giữa các bộ phận như tài chính, nhân sự, và sản xuất, giúp giảm thiểu thời gian xử lý và tăng độ chính xác.
- Tiết kiệm thời gian: Quản lý tài liệu, xử lý đơn hàng hay theo dõi hàng tồn kho được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn thông qua hệ thống ERP.
- Khích lệ sự sáng tạo: Khi giảm bớt các công việc thủ công, nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược, góp phần nâng cao kỹ năng chuyên môn.
- Quản lý thông tin dễ dàng: ERP cho phép kiểm soát dữ liệu toàn diện, từ nhân sự đến dự án, giúp người quản lý theo dõi mọi hoạt động của doanh nghiệp một cách thuận tiện.
3. Nâng cao chất lượng dịch vụ
Một phần mềm ERP toàn diện không chỉ cải thiện quy trình quản lý nội bộ mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chăm sóc khách hàng. Các tính năng nổi bật bao gồm:
- Quản lý thông tin khách hàng: Hỗ trợ lưu trữ, theo dõi và quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ.
- Tự động hóa chăm sóc khách hàng: Phản hồi nhanh chóng và chính xác thông qua các tích hợp tự động, tạo dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng.
4. Gia tăng năng lực cạnh tranh
Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian, nguồn lực và quy trình, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Cụ thể:
- Phát hiện và khắc phục kịp thời vấn đề nội bộ: Những hạn chế trong quản lý và vận hành sẽ được phát hiện nhanh chóng và xử lý hiệu quả.
- Dành thời gian cho chiến lược phát triển: Khi các hoạt động thường ngày được tự động hóa, doanh nghiệp có thể tập trung vào các chiến lược dài hạn nhằm mở rộng quy mô và tăng thị phần.
Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm ERP?
Hệ thống ERP phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, từ SMEs đến các tập đoàn lớn. Các trường hợp điển hình nên triển khai ERP bao gồm:
- Mở rộng quy mô: Khi doanh nghiệp tăng số lượng nhân sự, cơ sở vật chất hoặc quy trình sản xuất, ERP là giải pháp hoàn hảo để quản lý.
- Quy trình phức tạp: Khi các phòng ban liên quan chặt chẽ và lượng dữ liệu lớn khó kiểm soát, ERP giúp kết nối và chuẩn hóa toàn bộ hệ thống.
- Thay đổi chiến lược: Doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm mới hoặc tối ưu hóa quy trình hiện tại.
Bảng so sánh hiệu quả trước và sau khi triển khai ERP
| Tiêu chí đánh giá | Tỷ lệ cải thiện |
|---|---|
| Giảm chi phí tồn kho | 10% |
| Giảm chi phí quản lý | 30% |
| Giảm chi phí phát sinh (giao hàng trễ, v.v.) | 60% |
| Tiết kiệm chi phí công nghệ trong tương lai | 20% |
| Giảm chi phí giấy tờ (báo cáo online) | 20% |
| Rút ngắn thời gian chuẩn bị báo cáo tài chính | Từ 10 ngày còn 5 ngày |
Nguồn: ICTRoi, Sổ tay đầu tư ERP, 2014.
Hệ thống ERP từ HTH DIGI là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp muốn chuyển đổi số, nâng cao năng suất và chuẩn hóa quy trình quản trị. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết!
